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Als Excel-basiertes Tool eignet sich Excel sehr gut für die Arbeit von Controllern, insbesondere für die Analyse großer Datenmengen und das Erstellen von Berichten. Es gibt eine Vielzahl von Funktionen und Tools in Excel, die speziell für diese Zwecke entwickelt wurden, z. B. Pivot-Tabellen, Filter und Sortierfunktionen, die die Arbeit von Controllern erleichtern.

Wenn es darum geht, auf Datenbanken zuzugreifen und komplexe Abfragen zu erstellen, ist SQL ein gängiges Frontend-Tool. SQL-Abfragen können direkt in Excel ausgeführt werden, um auf Daten in Datenbanken zuzugreifen und Berichte zu erstellen.

Zusätzlich können verschiedene Datenbankplattformen mit Excel-Schnittstellen genutzt werden, um Daten direkt in Excel zu importieren und zu exportieren. Dies bietet eine nahtlose Integration zwischen Excel und Datenbanken, um die Datenanalyse und Berichterstellung zu optimieren.

In Kombination mit Power BI können Controller Daten aus verschiedenen Quellen, einschließlich Excel, zusammenführen und analysieren, um umfassende Berichte und Dashboards zu erstellen. Power BI ist ein leistungsstarkes Tool für die Visualisierung und Analyse von Daten, das die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen erleichtert.

Controlling, Unternehmensführung, Business Intelligence und Reporting sowie Buchhaltung sind wichtige Bereiche in einem Unternehmen, die eng miteinander verbunden sind. Hier eine kurze Erläuterung zu jedem der Bereiche:

• Controlling: Controlling umfasst die Planung, Steuerung und Überwachung von Unternehmenszielen und -prozessen. Es dient der Entscheidungsfindung auf Basis von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Dabei werden auch Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Werten ermittelt und entsprechende Maßnahmen ergriffen.
• Unternehmensführung: Die Unternehmensführung umfasst alle Aktivitäten, die dazu dienen, ein Unternehmen erfolgreich zu führen. Dazu gehören beispielsweise die Strategieentwicklung, die Personalplanung und -führung sowie die Steuerung der Unternehmensprozesse.
• Business Intelligence: Business Intelligence bezeichnet den Einsatz von Technologien und Methoden zur Analyse von Geschäftsdaten. Ziel ist es, aus den Daten Erkenntnisse zu gewinnen und diese für die Entscheidungsfindung zu nutzen. Hier kommen oft Datenvisualisierungen, Dashboards oder Reportings zum Einsatz.
• Reporting: Reporting ist ein wichtiger Bestandteil von Business Intelligence. Dabei werden Daten in Form von Berichten oder Dashboards aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Hierbei werden oft auch automatisierte Prozesse eingesetzt, um die Erstellung von Berichten zu vereinfachen.
• Buchhaltung: Die Buchhaltung ist ein wichtiger Bereich in einem Unternehmen. Hier werden alle Geschäftsvorfälle erfasst und verbucht. Ziel ist es, eine korrekte und umfassende Dokumentation aller Geschäftsvorfälle zu haben und diese als Basis für weitere Auswertungen und Entscheidungen zu nutzen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Controlling, Unternehmensführung, Business Intelligence, Reporting und Buchhaltung eng miteinander verknüpft sind und zusammen eine wichtige Grundlage für die erfolgreiche Führung eines Unternehmens bilden.

Power BI von Microsoft bietet zahlreiche Funktionen und Tools, die es Nutzern ermöglichen, Geschäftsdaten in aussagekräftige Visualisierungen zu verwandeln. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

1. Datenverbindung: Power BI bietet eine Vielzahl von Datenquellen, aus denen Nutzer Daten ziehen können. Die Verbindung mit den Datenquellen ist einfach und erfordert keine umfangreichen IT-Kenntnisse. Datenquellen können von lokalen oder cloudbasierten Datenbanken, SQL Tabellen, von Excel-Dateien, von Webservices und vielen anderen Quellen stammen.
2. Datenmodellierung: Power BI erlaubt es Nutzern, Daten aus verschiedenen Quellen zu kombinieren und zu modellieren. Mit der Modellierungsfunktion können Nutzer komplexe Daten in ein übersichtliches Format bringen.
3. Visualisierungen: Power BI bietet eine große Auswahl an Visualisierungsoptionen wie Tabellen, Diagramme, Karten, Diagramme und viele andere. Die Visualisierungen lassen sich einfach anpassen und können für unterschiedliche Zwecke genutzt werden.
4. Berichte: Power BI ermöglicht es Nutzern, Berichte zu erstellen und diese mit anderen Nutzern zu teilen. Die Berichte können auf unterschiedlichen Endgeräten wie Desktop-PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones angesehen werden.
5. Dashboards: Power BI bietet Dashboards, die eine schnelle Übersicht über wichtige Kennzahlen und Leistungsindikatoren geben. Die Dashboards können individuell angepasst und mit anderen Nutzern geteilt werden.
6. Integration: Power BI ist eng mit anderen Microsoft-Tools wie Excel, SharePoint und Dynamics 365 integriert. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration von Geschäftsprozessen und eine einfachere Datenanalyse.
7. PowerBI ist in der Standardversion kostenlos. Je nach Anwendung kann auf die Pro und Premium Lizenz umgestellt werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Power BI eine leistungsstarke Business-Intelligence-Plattform ist, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Daten schnell und einfach zu analysieren und aussagekräftige Visualisierungen zu erstellen. Durch die Verbindung von verschiedenen Datenquellen und die einfache Integration in andere Microsoft-Tools ist Power BI ein wertvolles Instrument für Unternehmen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten zu treffen.

ERP-Systeme erzeugen Massendaten, die z.B. in SAP B1 in über 1.500 Tabellen abgelegt sind. Die sinnvolle Verknüpfung der Datentabellen für Standardanwendungen bzw. Auswertungen übernimmt das ERP-Programm, individuelle Auswertungen müssen entweder sehr kryptisch in SAP oder über externe Reportingtools erstellt werden.

Die Praxis zeigt, dass die meisten Anwender mit der Standardkonfiguration arbeiten. Die Gründe dafür sind, dass diese speziellen Anpassungen kosten- und wartungsintensiv sind und der Systemadministrator den Zugriff aus Datenschutzgründen möglichst unterbindet. Aus diesem Grund müssen Zugriffswege aus den ERP-Systemen gefunden werden, um die Datenströme in EXCEL strukturiert analytisch auswerten zu können. Die tägliche Praxis zeigt, dass Massendaten immer noch über die Zwischenablage kopiert und offline in Tabellen übernommen werden. Eine kontinuierliche Fortschreibung in das Stammsystem (Finanzbuchhaltung) ist nicht möglich.

Die “Offline-Lösung” ist Realität. Excel bietet eine Vielzahl von Auswertungswerkzeugen. Datenanalysen sind über Funktionen wie “Pivot” und “PowerPivot” möglich. Die physikalische Grenze in Excel liegt bei ca. 1. Mio. Zeilen. Eine Möglichkeit, diese Begrenzung der Datensatzanzahl aufzuheben, ist der Zugriff aus Excel auf externe Datenbankprogramme. Office bietet hier Access an, um Datensätze aus ERP-Systemen zu speichern. Leider wird dieses mächtige Tool von Microsoft in den Unternehmen nicht genutzt, da die Mitarbeiter im Controlling nicht geschult sind.

Der Controller soll aussagekräftige Berichte erstellen, aber kein Datenbankspezialist sein. Die Praxis zeigt, dass nur eine sinnvolle Verzahnung von Massendaten mit Berichten in Excel zu aktuellen Auswertungen führt. Ohne IT-Grundkenntnisse des Controllers von Datenbanken (ERP/SQL/Access) führen immer komplexere Excel-Tabellen, die von den Controllern nur schwer durchschaut werden können.

Die Regel lautet: Ohne Datenbank-Know-how ist kein effizientes Controlling möglich.