Datenanalyse

ERP-Systeme erzeugen Massendaten, die z.B. in SAP B1 in über 1.500 Tabellen abgelegt sind. Die sinnvolle Verknüpfung der Datentabellen für Standardanwendungen bzw. Auswertungen übernimmt das ERP-Programm, individuelle Auswertungen müssen entweder sehr kryptisch in SAP oder über externe Reportingtools erstellt werden.

Die Praxis zeigt, dass die meisten Anwender mit der Standardkonfiguration arbeiten. Die Gründe dafür sind, dass diese speziellen Anpassungen kosten- und wartungsintensiv sind und der Systemadministrator den Zugriff aus Datenschutzgründen möglichst unterbindet. Aus diesem Grund müssen Zugriffswege aus den ERP-Systemen gefunden werden, um die Datenströme in EXCEL strukturiert analytisch auswerten zu können. Die tägliche Praxis zeigt, dass Massendaten immer noch über die Zwischenablage kopiert und offline in Tabellen übernommen werden. Eine kontinuierliche Fortschreibung in das Stammsystem (Finanzbuchhaltung) ist nicht möglich.

Die “Offline-Lösung” ist Realität. Excel bietet eine Vielzahl von Auswertungswerkzeugen. Datenanalysen sind über Funktionen wie “Pivot” und “PowerPivot” möglich. Die physikalische Grenze in Excel liegt bei ca. 1. Mio. Zeilen. Eine Möglichkeit, diese Begrenzung der Datensatzanzahl aufzuheben, ist der Zugriff aus Excel auf externe Datenbankprogramme. Office bietet hier Access an, um Datensätze aus ERP-Systemen zu speichern. Leider wird dieses mächtige Tool von Microsoft in den Unternehmen nicht genutzt, da die Mitarbeiter im Controlling nicht geschult sind.

Der Controller soll aussagekräftige Berichte erstellen, aber kein Datenbankspezialist sein. Die Praxis zeigt, dass nur eine sinnvolle Verzahnung von Massendaten mit Berichten in Excel zu aktuellen Auswertungen führt. Ohne IT-Grundkenntnisse des Controllers von Datenbanken (ERP/SQL/Access) führen immer komplexere Excel-Tabellen, die von den Controllern nur schwer durchschaut werden können.

Die Regel lautet: Ohne Datenbank-Know-how ist kein effizientes Controlling möglich.