Peter Hoffmann Beiträge

Outsourcing – das Spiel mit dem Feuer!

Outsourcing kann für Unternehmen eine gute Möglichkeit sein, Kosten zu sparen und sich auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren. Im Zusammenhang mit dem Outsourcing von Unternehmensbereichen, insbesondere in den Bereichen Finanzbuchhaltung, HR, Vertrieb, Logistik und IT ist eine sorgfältigen Analyse und Planung notwendig, um negative Auswirkungen auf betriebliche Abläufe zu vermeiden.

Hier sind einige Schlüsselpunkte

Prozessoptimierung als Auslöser:
Die Motivation für Outsourcing liegt oft in der Suche nach Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen. Es ist wichtig zu betonen, dass solche Veränderungen nicht isoliert betrachtet werden dürfen, da sie weitreichende Auswirkungen auf die Organisation haben können.

Standardisierte vs. gewachsene Abläufe:
Während standardisierte Prozesse sich gut für Outsourcing eignen, können komplexere, gewachsene Abläufe in Bereichen wie Buchhaltung und Kundensupport problematischer sein. Hier ist eine sorgfältige Prüfung und Anpassung der Outsourcing-Strategie erforderlich.

Kulturelle und sprachliche Unterschiede:
Outsourcing kann zu Kommunikationsproblemen führen, insbesondere wenn externe Dienstleister nicht mit den spezifischen Anforderungen, wie z.B. dem Verständnis des HGB (Handelsgesetzbuch) in Deutschland, vertraut sind. Dies kann Kundenbeziehungen beeinträchtigen und rechtliche Konsequenzen haben.

Mitarbeiterbindung und Kommunikation:
Die Einbindung der Mitarbeiter ist entscheidend. Offene Kommunikation über Restrukturierungen, Schulungen und klare Erwartungen können dazu beitragen, den Wissensverlust zu minimieren und die Moral der Belegschaft aufrechtzuerhalten.

Risiken bei falscher Umsetzung:
Unüberlegtes Outsourcing kann zu Kundenverlusten, rechtlichen Problemen und einem Mangel an Fachkenntnissen führen. Eine gründliche Risikobewertung und ein transparenter Übergangsprozess sind notwendig.

Dein Fazit betont die Bedeutung einer ausgewogenen Herangehensweise, bei der die Bedürfnisse der Mitarbeiter, Kunden und die spezifischen Anforderungen der Geschäftsprozesse berücksichtigt werden. Es verdeutlicht auch, dass Outsourcing nicht nur auf Kostenreduktion abzielen sollte, sondern immer als strategische Entscheidung betrachtet werden sollte, die langfristig den Unternehmenserfolg fördert. Die rechtlichen Konsequenzen sollten beim Scheitern von Auslagerungen vor erkundet werden, um noch die Notbremse ziehen zu können. Falsche Steuererklärungen wegen mangelhafter Buchhaltung und fehlende Testate führen zu Risiken der Unternehmensfortführung.

Mitarbeiterpotenzial nutzen

Motivierte Mitarbeiter sind ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg. Sie sind leistungsfähiger, innovativer und seltener krank. Um Mitarbeiter zu motivieren, ist es wichtig, ihre Bedürfnisse und Wünsche zu kennen. Dazu gehören unter anderem:

  • Sinnvolle Arbeit
  • Wertschätzung
  • Anerkennung
  • Entwicklungsmöglichkeiten
  • Work-Life-Balance

Eine gute Möglichkeit, Mitarbeiter zu motivieren, ist die Weiterbildung. Durch Weiterbildungen können Mitarbeiter neue Fähigkeiten erlernen und sich weiterentwickeln. Dies führt zu einem höheren Selbstwertgefühl und einer stärkeren Bindung zum Unternehmen.

Fachkräfteengpässe
In vielen Branchen herrscht ein Fachkräftemangel. Um diesen Mangel zu beheben, müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter binden und neue Mitarbeiter gewinnen. Dazu ist es wichtig, ein attraktives Arbeitsumfeld zu bieten.

Schlechte Unternehmenskultur
Eine schlechte Unternehmenskultur führt zu Kündigungen von Mitarbeitern. Mitarbeiter, die sich in ihrem Unternehmen nicht wohlfühlen, sind eher bereit, den Arbeitsplatz zu wechseln.

Überstunden demotivieren
Überstunden können demotivierend sein. Mitarbeiter, die regelmäßig Überstunden machen, fühlen sich ausgebrannt und gestresst. Dies kann zu einer geringeren Arbeitsleistung und einer höheren Fehlerquote führen.

Mitarbeiter sind eine wichtige Ressource
Mitarbeiter sind eine wichtige Ressource, die gepflegt werden muss. Unternehmen sollten sich um die Zufriedenheit und Motivation ihrer Mitarbeiter kümmern. Dies ist eine Investition in die Zukunft des Unternehmens.

Mitarbeiterführung ist existenziell
Die Mitarbeiterführung ist ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg. Führungskräfte haben die Aufgabe, die Mitarbeiter zu motivieren, zu entwickeln und zu führen.

Hybride Arbeitsmodelle fördern
Hybride Arbeitsmodelle, bei denen Mitarbeiter sowohl im Büro als auch von zu Hause arbeiten können, werden immer beliebter. Hybride Arbeitsmodelle können die Mitarbeitermotivation erhöhen, da sie mehr Flexibilität und Autonomie bieten.

Erfahrungen der älteren Mitarbeiter nutzen
Die Erfahrungen der älteren Mitarbeiter sind ein wertvolles Gut. Unternehmen sollten die Erfahrungen der älteren Mitarbeiter nutzen, um Innovationen voranzutreiben und die Unternehmenskultur zu verbessern. Auch in der Rente können Firmen auf das Know-How der älteren Mitarbeiter setzen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Mitarbeitermotivation und Schulung wichtige Faktoren für den Unternehmenserfolg sind. Unternehmen sollten sich um die Zufriedenheit und Motivation ihrer Mitarbeiter kümmern, um sie an das Unternehmen zu binden und den Unternehmenserfolg zu sichern.

Hier sind einige konkrete Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um Mitarbeiter zu motivieren und zu binden:

  • Wertschätzende und respektvolle Unternehmenskultur
  • Sinnvolle und herausfordernde Arbeit
  • Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten
  • Attraktives Arbeitsumfeld
  • Angenehmes Arbeitsklima
  • Gute Work-Life-Balance
  • Faire Bezahlung
  • Angemessene Aufstiegsmöglichkeiten
  • Transparente Kommunikation
  • Gelebtes Miteinander

Unternehmen, die diese Maßnahmen umsetzen, werden feststellen, dass ihre Mitarbeiter motivierter und zufriedener sind. Dies führt zu einer höheren Arbeitsleistung, einer geringeren Fluktuation und einem besseren Unternehmenserfolg.

IT Sicherheit auf dem Prüfstand

In dem vorliegenden Unternehmen wurden schwerwiegende Sicherheitsmängel identifiziert. Kritische Unternehmensdaten sind unzureichend geschützt, Cloud-Zugriffe nicht ausreichend eingeschränkt, und die Nutzung von FTP-Uploads sowie USB-Sticks bleibt unkontrolliert. SharePoint und OneDrive Freigaben werden unregelmäßig überprüft, und E-Mails werden ohne ausreichende Absenderprüfung und Link-Überprüfung geöffnet, was ein Einfallstor für Schadsoftware darstellt. Ausgeschiedene Mitarbeiter haben immer noch Zugang zu Clouddiensten. Eine prioritäre Maßnahme ist die umfassende Schulung der Mitarbeiter, insbesondere im sicheren Umgang mit E-Mails, der Erstellung starker Passwörter und der Einhaltung interner Sicherheitsrichtlinien. Es ist unerlässlich, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durchzuführen, den Zugriff auf sensible Daten zu beschränken und Sicherheitsrichtlinien kontinuierlich zu aktualisieren. Zusätzlich sollten Maßnahmen wie die Implementierung von Spam-Filtern, Antiviren-Schutz und die Simulation von Phishing-Angriffen ergriffen werden. Ebenso sind alle Remote Zugänge mit VPN und 2FA abzusichern. Ein ganzheitlicher Ansatz, der auf Schulung, Prävention und Überwachung basiert, ist entscheidend, um die Sicherheitskultur im Unternehmen zu stärken und vor Cyberbedrohungen zu schützen.

Excel das Schweizer Taschenmesser

Als Excel-basiertes Tool eignet sich Excel sehr gut für die Arbeit von Controllern, insbesondere für die Analyse großer Datenmengen und das Erstellen von Berichten. Es gibt eine Vielzahl von Funktionen und Tools in Excel, die speziell für diese Zwecke entwickelt wurden, z. B. Pivot-Tabellen, Filter und Sortierfunktionen, die die Arbeit von Controllern erleichtern.

Wenn es darum geht, auf Datenbanken zuzugreifen und komplexe Abfragen zu erstellen, ist SQL ein gängiges Frontend-Tool. SQL-Abfragen können direkt in Excel ausgeführt werden, um auf Daten in Datenbanken zuzugreifen und Berichte zu erstellen.

Zusätzlich können verschiedene Datenbankplattformen mit Excel-Schnittstellen genutzt werden, um Daten direkt in Excel zu importieren und zu exportieren. Dies bietet eine nahtlose Integration zwischen Excel und Datenbanken, um die Datenanalyse und Berichterstellung zu optimieren.

In Kombination mit Power BI können Controller Daten aus verschiedenen Quellen, einschließlich Excel, zusammenführen und analysieren, um umfassende Berichte und Dashboards zu erstellen. Power BI ist ein leistungsstarkes Tool für die Visualisierung und Analyse von Daten, das die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen erleichtert.

Unternehmenssteuerung

Controlling, Unternehmensführung, Business Intelligence und Reporting sowie Buchhaltung sind wichtige Bereiche in einem Unternehmen, die eng miteinander verbunden sind. Hier eine kurze Erläuterung zu jedem der Bereiche:

  • Controlling: Controlling umfasst die Planung, Steuerung und Überwachung von Unternehmenszielen und -prozessen. Es dient der Entscheidungsfindung auf Basis von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Dabei werden auch Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Werten ermittelt und entsprechende Maßnahmen ergriffen.
  • Unternehmensführung: Die Unternehmensführung umfasst alle Aktivitäten, die dazu dienen, ein Unternehmen erfolgreich zu führen. Dazu gehören beispielsweise die Strategieentwicklung, die Personalplanung und -führung sowie die Steuerung der Unternehmensprozesse.
  • Business Intelligence: Business Intelligence bezeichnet den Einsatz von Technologien und Methoden zur Analyse von Geschäftsdaten. Ziel ist es, aus den Daten Erkenntnisse zu gewinnen und diese für die Entscheidungsfindung zu nutzen. Hier kommen oft Datenvisualisierungen, Dashboards oder Reportings zum Einsatz.
  • Reporting: Reporting ist ein wichtiger Bestandteil von Business Intelligence. Dabei werden Daten in Form von Berichten oder Dashboards aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Hierbei werden oft auch automatisierte Prozesse eingesetzt, um die Erstellung von Berichten zu vereinfachen.
  • Buchhaltung: Die Buchhaltung ist ein wichtiger Bereich in einem Unternehmen. Hier werden alle Geschäftsvorfälle erfasst und verbucht. Ziel ist es, eine korrekte und umfassende Dokumentation aller Geschäftsvorfälle zu haben und diese als Basis für weitere Auswertungen und Entscheidungen zu nutzen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Controlling, Unternehmensführung, Business Intelligence, Reporting und Buchhaltung eng miteinander verknüpft sind und zusammen eine wichtige Grundlage für die erfolgreiche Führung eines Unternehmens bilden.

PowerBI das Universalwerkzeug

Power BI von Microsoft bietet zahlreiche Funktionen und Tools, die es Nutzern ermöglichen, Geschäftsdaten in aussagekräftige Visualisierungen zu verwandeln. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

  1. Datenverbindung: Power BI bietet eine Vielzahl von Datenquellen, aus denen Nutzer Daten ziehen können. Die Verbindung mit den Datenquellen ist einfach und erfordert keine umfangreichen IT-Kenntnisse. Datenquellen können von lokalen oder cloudbasierten Datenbanken, SQL Tabellen, von Excel-Dateien, von Webservices und vielen anderen Quellen stammen.
  2. Datenmodellierung: Power BI erlaubt es Nutzern, Daten aus verschiedenen Quellen zu kombinieren und zu modellieren. Mit der Modellierungsfunktion können Nutzer komplexe Daten in ein übersichtliches Format bringen.
  3. Visualisierungen: Power BI bietet eine große Auswahl an Visualisierungsoptionen wie Tabellen, Diagramme, Karten, Diagramme und viele andere. Die Visualisierungen lassen sich einfach anpassen und können für unterschiedliche Zwecke genutzt werden.
  4. Berichte: Power BI ermöglicht es Nutzern, Berichte zu erstellen und diese mit anderen Nutzern zu teilen. Die Berichte können auf unterschiedlichen Endgeräten wie Desktop-PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones angesehen werden.
  5. Dashboards: Power BI bietet Dashboards, die eine schnelle Übersicht über wichtige Kennzahlen und Leistungsindikatoren geben. Die Dashboards können individuell angepasst und mit anderen Nutzern geteilt werden.
  6. Integration: Power BI ist eng mit anderen Microsoft-Tools wie Excel, SharePoint und Dynamics 365 integriert. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration von Geschäftsprozessen und eine einfachere Datenanalyse.
  7. PowerBI ist in der Standardversion kostenlos. Je nach Anwendung kann auf die Pro und Premium Lizenz umgestellt werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Power BI eine leistungsstarke Business-Intelligence-Plattform ist, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Daten schnell und einfach zu analysieren und aussagekräftige Visualisierungen zu erstellen. Durch die Verbindung von verschiedenen Datenquellen und die einfache Integration in andere Microsoft-Tools ist Power BI ein wertvolles Instrument für Unternehmen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten zu treffen.

Datenanalyse

ERP-Systeme erzeugen Massendaten, die z.B. in SAP B1 in über 1.500 Tabellen abgelegt sind. Die sinnvolle Verknüpfung der Datentabellen für Standardanwendungen bzw. Auswertungen übernimmt das ERP-Programm, individuelle Auswertungen müssen entweder sehr kryptisch in SAP oder über externe Reportingtools erstellt werden.

Die Praxis zeigt, dass die meisten Anwender mit der Standardkonfiguration arbeiten. Die Gründe dafür sind, dass diese speziellen Anpassungen kosten- und wartungsintensiv sind und der Systemadministrator den Zugriff aus Datenschutzgründen möglichst unterbindet. Aus diesem Grund müssen Zugriffswege aus den ERP-Systemen gefunden werden, um die Datenströme in EXCEL strukturiert analytisch auswerten zu können. Die tägliche Praxis zeigt, dass Massendaten immer noch über die Zwischenablage kopiert und offline in Tabellen übernommen werden. Eine kontinuierliche Fortschreibung in das Stammsystem (Finanzbuchhaltung) ist nicht möglich.

Die „Offline-Lösung“ ist Realität. Excel bietet eine Vielzahl von Auswertungswerkzeugen. Datenanalysen sind über Funktionen wie „Pivot“ und „PowerPivot“ möglich. Die physikalische Grenze in Excel liegt bei ca. 1. Mio. Zeilen. Eine Möglichkeit, diese Begrenzung der Datensatzanzahl aufzuheben, ist der Zugriff aus Excel auf externe Datenbankprogramme. Office bietet hier Access an, um Datensätze aus ERP-Systemen zu speichern. Leider wird dieses mächtige Tool von Microsoft in den Unternehmen nicht genutzt, da die Mitarbeiter im Controlling nicht geschult sind.

Der Controller soll aussagekräftige Berichte erstellen, aber kein Datenbankspezialist sein. Die Praxis zeigt, dass nur eine sinnvolle Verzahnung von Massendaten mit Berichten in Excel zu aktuellen Auswertungen führt. Ohne IT-Grundkenntnisse des Controllers von Datenbanken (ERP/SQL/Access) führen immer komplexere Excel-Tabellen, die von den Controllern nur schwer durchschaut werden können.

Die Regel lautet: Ohne Datenbank-Know-how ist kein effizientes Controlling möglich.